La gestione documentale a norma

Dalle prime applicazioni informatiche nate in attuazione delle norme del DPR 445/2000 che introducevano le tematiche di protocollo informatico alle successive che sono nate ed evolute seguendo le tortuose evoluzioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), le tematiche di gestione documentale si sono evolute e meglio definite anche grazie all’apporto multidisciplinare delle diverse comunità di riferimento. …

Dalle prime applicazioni informatiche nate in attuazione delle norme del DPR 445/2000 che introducevano le tematiche di protocollo informatico alle successive che sono nate ed evolute seguendo le tortuose evoluzioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), le tematiche di gestione documentale si sono evolute e meglio definite anche grazie all’apporto multidisciplinare delle diverse comunità di riferimento.

Indice degli argomenti: 

Cos’è la gestione documentale a norma? 

Se in generale per gestione documentale ci si riferisce alle soluzioni informatiche che si occupano della formazione e gestione dei documenti e delle informazioni a loro associate; le tematiche specifiche di gestione dei documenti aventi valenza fiscale e quelli relativi a procedimenti e attività amministrative della pubblica amministrazione devono rispondere a specifiche normative. 

In altre parole una gestione documentale a norma deve garantire agli utenti che la usano di rispettare la normativa di riferimento e di essere agevolati nei diversi adempimenti. Ad esempio oltre alle tematiche di gestione di registrazione dei documenti nel protocollo informatico, la gestione documentale a norma, deve permettere la gestione di flussi di formazione, pubblicazione e trasparenza degli atti amministrativi.

Un ulteriore aspetto che riguarda la compliance normativa nella gestione documentale è quello di agevolare nei flussi di formazione e gestione dei documenti la attuazione della protezione dei dati personali (GDPR) garantendo che le informazioni personali contenute nei documenti siano trattate dai soli incaricati designati dal titolare ed in conformità con le misure adottate dallo stesso. 

Infine le tematiche di conservazione dei documenti informatici e dell’archivio digitale fanno riferimento a precise normative che riguardano sia le pubbliche amministrazioni che le aziende. 

Vantaggi della gestione documentale 

La gestione documentale a norma persegue diversi obiettivi e scopi: 

  • trovare le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività e procedimenti amministrativi;
  • avere garanzie di autenticità, integrità delle informazioni;
  • gestire la protezione delle informazioni e dati personali;
  • individuare in modo puntuale le competenze e l’organizzazione funzionale degli uffici;
  • condurre procedimenti e attività amministrative in modo collaborativo, cooperativo e nativamente digitale;
  • impostare e monitorare le procedure sulla formazione e gestione, distribuzione dei documenti; dei processi, procedimenti e attività; in modo condiviso e trasversale all’organizzazione rendendo più semplice l’inserimento di nuovo personale, i cambi generazionali del personale e le riorganizzazioni funzionali; 
  • di rendere evidente e trasparente l’azione amministrativa.

Gli aspetti di aderenza alla normativa in ambito di digitalizzazione e conservazione sono fondamentali in quanto deve essere garantita l’autenticità, l’integrità e la validità opponibile a terzi. Anche in sede di contenzioso dei documenti formati, gestiti e conservati. Ancor più se questi ultimi sono formati digitalmente ed anzi possono essere ricondotti a informazioni digitali relative a transazioni o comunicazioni senza che quest’ultime siano necessariamente dei documenti analogici o riproducibili in forma stampata. 

Per rendere evidente questo concetto di pensi alla fatturazione elettronica o gli ordinativi informatici che rappresentano documenti in formato xml firmati digitalmente non immediatamente riproducibili in copie analogiche (solo mediante opportuni fogli di stile se ne ottiene una copia conforme). 

Il primo scopo della gestione documentale a norma è quindi quello di fornire gli strumenti e guidare l’utente nella formazione e gestione di documenti informatici validi dal punto di vista giuridico, ovvero riconoscibili come rappresentazione di atti e fatti giuridicamente rilevanti da parte dei terzi coinvolti

I concetti base della gestione documentale 

Alla base di un gestione documentale vi sono tre concetti fondamentali:

  • L’archivio digitale che rappresenta la raccolta ordinata e archivistica dei documenti, registri e loro aggregazioni che sono formati nel tempo. Si divide in “archivio corrente” – che contiene i documenti dei procedimenti e attività ancora in corso – ed in “archivio di deposito” che contiene i documenti dei procedimenti e attività concluse.
  • I flussi documentali, che descrivono le azioni (nel mondo dei document transaction management, DTM, spesso definite tra come trasformazioni o transazioni) che sono possibili sui documenti e loro aggregazioni durante la fase di formazione e gestione. Un esempio di flusso documentale sono le sottoscrizioni digitali e le attività di corrispondenza come le PEC
  • I processi, che individuando le specifiche competenze del settori del funzionigramma aziendale, posti in relazione con i contenuti dell’archivio, coordinano le attività collaborative ed autorizzazione dei singoli sui documenti al fine di completare i procedimenti amministrativi.  

Mentre dal punto di vista archivistico, il titolario di classificazione è lo strumento principe per descrivere le articolazioni dei procedimenti e attività a cui i documenti e loro aggregazioni si riferiscono, il funzionigramma, ovvero la rappresentazione gerarchica organizzativa delle funzioni e attività dei singoli uffici, è lo strumento per definire le competenze degli uffici (settori) rispetto a tali procedimenti e attività. 

L’archivio digitale non deve essere pensato come la semplice raccolta di documenti, ma è composto di relazioni ed aggregazioni logiche e funzionali degli stessi. L’archivio digitale deve essere unitario, basato cioè su principi di uniformità conosciuti e condivisi dagli utenti; trasversale a tutta l’amministrazione, coinvolgendo quindi attivamente tutto il personale; persistente nel tempo, integro, affidabile conservato e immutabile ai mutamenti organizzativi. Questi obiettivi possono essere perseguiti solo utilizzando strumenti di organizzazione condivisi e facili da usare come il sistema di classificazione e il piano di fascicolazione. Gli standard descrittivi di riferimento sono:

  • ISO 15489 (Records management. www.iso.org)
  • ISO 23081 (Records management processes – Metadata for records. www.iso.org)
  • MoReq 2 (Model Requirements for the management of electronic records www.moreq2.eu/) 

Cos’ è il documento informatico amministrativo? 

Riprendendo lo standard ISER di descrizione dei documenti, ovvero delle unità documentarie, si può definire meglio ciò che si intende con documento informatico amministrativo, formato da più documenti (ad esempio documento principale ed allegati), ciascuno dei quali formati da una o più componenti informatiche, ovvero files. 

A tali componenti, documenti e unità documentarie sono da associare le informazioni ovvero i metadati (“dati sui dati”), che possono essere suddivisi in tre diverse categorie: 

  • metadati descrittivi: sono informazioni funzionali all’identificazione e al recupero dei documenti stessi e sono costituiti da descrizioni normalizzate; 
  • metadati amministrativi e gestionali: sono informazioni utili alla loro gestione all’interno dell’archivio e comprendono quindi anche informazioni di natura tecnica (ad. es. quelle sui formati, le procedure di creazione, l’ambiente tecnologico) ;
  • metadati strutturali: contenenti le informazioni necessarie a descrivere l’articolazione interna e le relazioni fra le parti che compongono gli oggetti digitali.

Non ultimi vanno ricordati gli obblighi di conservazione dell’archivio digitale e le recenti Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. 

I primi, a partire dal Codice dei Beni Culturali che considera “gli archivi e i singoli documenti” di ogni pubblica amministrazione un bene culturale dalla fase corrente a quella storica (art. 10, comma 2 lettera b) e sanziona l’eventuale violazione dell’obbligo di conservare correttamente l’archivio nella sua integrità e organicità (art. 30 commi 1, 2 e 4 e art. 170 D.lgs. 42/2004).

I secondi, invece, ribadiscono che l’obbligo di conservazione di estende (punto c) «agli archivi informatici con i metadati associati». 

Vuoi approfondire tutte le novità delle Linee guida agID su formazione gestione e conservazione emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale?