In un contesto di trasformazione digitale, la scelta della giusta piattaforma documentale è senza dubbio determinante per il successo dell’ente nella  Pubblica Amministrazione. Il percorso è costellato di sfide, inclusa la necessità di adeguarsi a un quadro normativo in costante evoluzione e di integrare nuove tecnologie in sistemi spesso obsoleti.

È diventato fondamentale per le PA adottare un approccio strategico e informato. Data l’ampia varietà di opzioni disponibili sul mercato, è essenziale:

• Valutare accuratamente le esigenze specifiche dell’ente;
• Selezionare una soluzione tecnologica che sia scalabile, sicura e conforme alle normative attuali;

Insieme al nostro CEO, Francesco Giachi, abbiamo approfondito queste tematiche e realizzato un elenco dettagliato degli aspetti fondamentali che le piattaforme per la gestione documentale e conservazione dei documenti digitali dovrebbero sempre garantire. 

Questo elenco funge da guida essenziale per orientare la PA nella scelta di una piattaforma adeguata, assicurando che l’opzione selezionata sia robusta, scalabile e in grado di supportare la crescita aziendale a lungo termine.

Ecco la lista di ciò che esamineremo in questo articolo:

1. Interoperabilità
2. Open Source
3. Sostenibilità economica
4. Adattabilità e personalizzazione
5. User experience moderna
6. Automazione dei processi
7. Sicurezza dei dati
8. Servizio post-vendita

1. Interoperabilità
L’interoperabilità è un elemento chiave nella scelta di una piattaforma di gestione documentale digitale. Assicura che la piattaforma possa integrarsi senza problemi con altri sistemi IT esistenti all’interno dell’organizzazione. 

Questo permette un flusso di dati e informazioni continuo e senza interruzioni, essenziale per le organizzazioni che dipendono da diverse tecnologie e richiedono una soluzione capace di interfacciarsi efficacemente con vari sistemi. Un’alta interoperabilità riduce il rischio di silos informativi, facilita la condivisione di risorse e migliora la collaborazione interna.

2. Open Source 

A differenza delle soluzioni proprietarie, scegliere una piattaforma open source consente una maggiore flessibilità e libertà, aspetti di fondamentale importanza per gli enti della Pubblica Amministrazione. L’adozione del modello di “Riuso” come delineato dalla normativa italiana, rende questa scelta ancora più vantaggiosa. 

Questo modello favorisce un approccio economicamente vantaggioso e stimola una dinamica di condivisione e di continuo perfezionamento delle soluzioni software tra vari enti. Questo permette alle amministrazioni di adattarsi rapidamente alle esigenze in evoluzione e di implementare miglioramenti basati su esperienze consolidate, contribuendo così all’efficienza operativa e alla riduzione dei costi complessivi.

3. Sostenibilità economica

Quando si seleziona una piattaforma di gestione documentale, è essenziale considerare l’investimento a lungo termine che essa comporta. È fondamentale trovare una soluzione che offra un buon equilibrio tra costo e benefici. Così facendo, si assicura la sostenibilità economica della decisione nel tempo, garantendo allo stesso tempo vantaggi concreti per l’organizzazione.

4. Adattabilità e personalizzazione

Le esigenze degli enti variano significativamente a seconda delle loro dimensioni, del settore in cui operano e degli obiettivi strategici che perseguono. Per questo motivo, la piattaforma di gestione documentale deve offrire un’elevata flessibilità.

Un buon sistema di gestione documentale consente di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti in modo efficiente. La possibilità di personalizzare l’interfaccia utente e le funzionalità della piattaforma senza necessità di interventi tecnici complessi è cruciale. Ciò assicura che il software si integri con i processi aziendali preesistenti, facilitando così l’adozione del sistema da parte dei dipendenti e riducendo i tempi di implementazione.

Anche la scalabilità della soluzione è un fattore fondamentale, in quanto facilita l’adattamento alle mutevoli esigenze aziendali nel tempo.

5. User Experience moderna

L’efficacia di una piattaforma di gestione documentale dipende in grande misura dalla sua capacità di soddisfare le esigenze degli utenti che la utilizzano quotidianamente. Un’interfaccia utente ben progettata assicura che l’interfaccia sia intuitiva, riducendo la necessità di formazione e accelerando il processo di adozione del sistema da parte degli utenti. 

Questo non solo migliora l’efficienza operativa, ma aumenta anche la soddisfazione e l’engagement degli utenti. Interfacce user-friendly permettono agli utenti di navigare facilmente le funzionalità della piattaforma, trovando e utilizzando le risorse necessarie con minimo sforzo.

6. Automazione dei processi

I software di gestione documentale semplificano il workflow documentale, migliorando l’efficienza operativa. L’automazione è un aspetto critico per migliorare l’efficienza operativa aziendale. 

In particolare, i flussi documentali automatizzati ottimizzano i processi aziendali, riducendo i tempi di lavoro e gli errori umani. Questo non solo libera tempo prezioso per attività di maggior valore, ma contribuisce anche a migliorare la precisione e l’affidabilità dei processi aziendali.

7. Sicurezza dei dati

Il documento informatico è diventato il nucleo della gestione documentale moderna. È importante assicurarsi che la propria piattaforma implementi robuste misure di sicurezza per proteggere le informazioni sensibili e confidenziali dell’azienda per evitare la dispersione di informazioni sensibili.

Questo include l’uso di tecnologie avanzate di crittografia dei dati, sistemi di autenticazione e autorizzazione, e rigorosi protocolli di accesso per garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai documenti critici. 

Le linee guida per una corretta gestione documentale devono essere seguite attentamente per garantire la conformità normativa, evitare sanzioni legali e proteggere la reputazione dell’azienda. 

8. Servizio post-vendita

Non meno importante nella scelta di una piattaforma di gestione documentale è la considerazione del supporto a lungo termine e della manutenzione del sistema. La capacità di un fornitore di offrire un servizio di assistenza reattivo e una manutenzione proattiva previene interruzioni del servizio e garantisce che il sistema rimanga efficace nel tempo.

Un piano di manutenzione ben strutturato aiuta a garantire che la piattaforma possa evolvere insieme alle crescenti esigenze dell’ente e alle mutevoli normative del settore. È quindi essenziale valutare i servizi post-vendita offerti dai fornitori, includendo aggiornamenti software regolari, training per gli utenti e supporto tecnico qualificato.

Il futuro della gestione documentale digitale nel settore pubblico è orientato verso l’integrazione di tecnologie avanzate e al rispetto delle normative in continua evoluzione. Le istituzioni che riusciranno a navigare queste sfide al meglio potranno erogare servizi più efficienti e sicuri ai cittadini.

La transizione verso una gestione documentale digitale efficiente richiede lo sviluppo di una strategia olistica che consideri tecnologie, persone e processi. La scelta accurata della piattaforma è fondamentale per evitare sprechi di risorse e per massimizzare il ritorno sull’investimento durante il percorso di trasformazione digitale.

L’adozione di una soluzione appropriata porta ai seguenti vantaggi:

• La gestione documentale digitale organizza e recupera i documenti elettronici, garantendo un accesso immediato e protetto alle informazioni.
• La conservazione digitale documentale permette di accedere alle informazioni in tempo reale, migliorando la reperibilità e l’utilizzo dei dati.
• Un sistema ben progettato ottimizza i flussi di lavoro interni, potenziando al contempo la collaborazione, la produttività e la sicurezza delle informazioni.

Investire tempo e risorse nella selezione della piattaforma documentale trasformerà radicalmente la tua organizzazione, parola di Dgroove!