La gestione dei processi e i problemi dell’uso di Excel

Per quanto Excel sia un programma largamente utilizzato in quasi ogni ufficio, utilizzarlo per la gestione dei processi aziendali potrebbe diventare un grosso errore riconducibile proprio allo scopo per cui è nato: un mero raccoglitore di dati provenienti da varie fonti su cui effettuare delle operazioni individuali più o meno complesse.

Ci sono varie ragioni per utilizzare Microsoft Excel, se pensiamo alla sua facilità di utilizzo e alle funzioni pressoché infinite, ma per quanto riguarda la gestione dei vari processi e la creazione di report aziendali per valutarne le performance si rivela una scelta avventata. 

Perché? Per svariati motivi che abbiamo raccolto in questo articolo. 

5 problemi dell’utilizzo di Excel per la gestione dei processi  

1. Non è pensato per la collaborazione  

Chi si trova a dover organizzare individualmente i dati e l’archivio aziendale non vedrà il problema perché ogni dato inserito in Excel proviene da una sola fonte, la propria. 

Chi, invece, lavora in una grande organizzazione divisa in numerosi dipartimenti nei quali diversi responsabili si trovano a gestire informazioni e budget differenti, la situazione diventa più complicata.  

La necessità di condividere le informazioni viene meno soprattutto nel momento delle scadenze mensili, semestrali e annuali: Excel non è stato pensato come uno strumento di collaborazione tra diversi team per favorire i processi aziendali, pertanto non prevede nemmeno la possibilità di far accedere al foglio elettronico più di un utente in contemporanea per verificare i dati raccolti. 

Durante la stesura dei report di fine periodo, questo diventa un problema non trascurabile poiché la collaborazione è il fattore chiave per redarre un documento puntuale, corretto e completo di tutte le informazioni. 

2. Favorisce l’inevitabile errore umano 

Chi utilizza Excel dovrebbe seriamente considerare di controllare più volte il proprio foglio dati prima di salvarlo e inviarlo a chi di interesse: numerosi studi riportano che l’88% dei fogli elettronici ha al proprio interno almeno un errore. Perfino i file più accurati contengono errori in più dell’1% delle formule utilizzate. 

Ciò che più fa pensare però, è il fatto che la maggior parte delle imprecisioni sono dovute all’errore umano, e quindi potrebbero essere facilmente evitate. 

Se un’azienda ha numerosi reparti, può essere una vera e propria sfida cercare di raccogliere tutti i dati dentro uno stesso foglio di lavoro. Oltre al rischio di copiare nel modo sbagliato, omettendo possibili informazioni di valore, non si ha nemmeno la certezza che i dati condivisi siano davvero corretti.  

Non poter contare sui dati raccolti perché inevitabilmente contengono errori è un lusso che un qualsiasi dipartimento in azienda, dall’ufficio finanziario a quello contabile, non può di certo permettersi. Pensiamo per esempio, al caso di JP Morgan, nota banca britannica, che nel 2013 ha riportato una perdita di 6 miliardi di dollari a causa di alcuni copia e incolla errati in Excel che hanno portato alla creazione di una valore a rischio errato. 

3. Non è Cloud-based 

Excel è una scelta semplice perché è di facile accesso, perché ormai ogni computer Windows ce l’ha installato insieme al pacchetto Microsoft Office e perché è un’opzione accessibile anche da chi non può permettersi grossi investimenti infrastrutturali. 

Ma proprio a causa del fatto che è un programma da installare nel proprio pc, lega per forza di cose l’utente alla propria postazione. Vero che esistono le versioni per mobile, ma l’aggiornamento dei dati dall’app non è poi così semplice. 

Questo problema viene superato dalle soluzioni di gestione che si appoggiano al cloud:  

  • il back-up dei dati avviene in automatico, annullando il rischio di visionare delle informazioni non aggiornate  
  • è possibile effettuare l’accesso da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento con la certezza di avere di fronte i dati aggiornati e sincronizzati 
  • le informazioni sono archiviate in un server sicuro e protetto senza che ogni utente debba salvare i propri fogli di lavoro all’interno del pc 
  • l’accesso è protetto e individuale, garantendo una privacy che il pc aziendale non offre 
  • riduce gli errori umani di inserimento dati perché l’aggiornamento delle informazioni avviene in automatico 

4. Non traccia i progressi  

Uno stesso foglio Excel può essere gestito da più persone con funzioni diverse all’interno del progetto e tale modalità presenta principalmente due problemi: 

  • un file non può essere aperto in contemporanea, pertanto i dati non vengono aggiornati in automatico per tutti, al contrario chi modifica il foglio dovrà condividere il nuovo file ai colleghi 
  • non è possibile risalire a chi ha effettuato le modifiche  

Gestire i processi aziendali significa lavorare in sintonia e entrare in collaborazione con tutti i reparti aziendali: con un foglio di lavoro di questo tipo, tale premessa viene meno, compromettendo seriamente la possibilità di creare un report accurato con cui prendere le decisioni più consone per migliorare le performance d’impresa. 

5. Richiede molto tempo 

Si è detto che Excel è facile da utilizzare e possiede infine funzioni matematiche e finanziarie in base alle esigenze: questi suoi vantaggi sono anche il suo lato negativo. 

Le funzioni di base sono relativamente semplici da applicare, ma, nel momento in cui è necessario utilizzare degli elementi più complessi del software, diventa inevitabilmente complesso e richiede molto tempo.  

Uno studio di Ventana Research ha riportato dei dati interessanti: il 54% delle aziende che utilizzano in modo considerevole i fogli Excel per i processi industriali impiega una settimana in più di tempo per creare dei report mensili rispetto a chi si affida a strumenti di gestione automatizzati. 

Ma il problema si estende ben oltre la scadenza mensile: l’utilizzo di fogli elettronici rallenta le performance a causa della necessità di controllare e convalidare i dati di ogni file condiviso, azione che non riesce comunque a ridurre il numero di errori presenti al loro interno. 

Le nuove soluzioni di Digital Transformation 

Si parla di soluzioni perché è proprio ciò che sono, mezzi per risolvere un problema sentito: i sistemi di gestione digital favoriscono il cambiamento delle attività e dei processi organizzativi appoggiandosi a dei modelli di business integrati e condivisi da ogni reparto aziendale. 

Digital transformation non è solo un termine che considera l’utilizzo di una tecnologia all’avanguardia per migliorare i processi, ma è un vero e proprio cambio di rotta che coinvolge la modalità di lavoro e le competenze digitali di chi lavora in azienda: significa adottare un pensiero cosciente e una cultura digitale con cui comprendere e implementare un metodo efficiente per la propria specifica realtà aziendale e utilizzare i mezzi necessari per attuarlo. 

Proprio per questo motivo per la trasformazione digitale dell’impresa è importante scegliere delle soluzioni tecnologiche flessibili che si adattano alla specifica situazione e che crescono di pari passo con i successi d’impresa. 

 

Scopri le 10 regole da osservare per raccogliere ed elaborare i dati in modo efficace e scegliere delle soluzioni tecnologiche flessibili che si adattano alla specifica situazione e che crescono di pari passo con i successi d’impresa.