Il facility manager è un professionista che si occupa della gestione e della manutenzione degli spazi e delle strutture aziendali. La sua principale responsabilità è quella di garantire che gli ambienti di lavoro siano sicuri, confortevoli e funzionali per tutti i dipendenti ed eventuali visitatori esterni.

Anche se spesso vengono considerati elementi di secondaria importanza, gli spazi di lavoro hanno un impatto significativo sulla produttività, il benessere e la motivazione del personale. 

Per gestire al meglio gli ambienti è importante innanzitutto definire gli obiettivi dell’organizzazione facendoli conciliare con le esigenze dei dipendenti. Ad esempio, se l’azienda volesse incoraggiare la creatività e la collaborazione, il facility manager potrebbe optare per uno spazio di lavoro open space con sale riunioni condivise. Se invece l’obiettivo dovesse essere quello di massimizzare la privacy e la concentrazione, l’ambiente più adatto sarebbe quello tradizionale, con uffici chiusi e sale riunioni riservate.

Prima ancora di prendere questo tipo di decisioni, però, al giorno d’oggi è fondamentale considerare la modalità di lavoro adottata dalla propria organizzazione.

Il 2020 ha visto una rivoluzione nel mondo del lavoro a causa dell’introduzione forzata dello smart working e, l’anno successivo, del lavoro ibrido. Questi cambiamenti hanno rivoluzionato il modo di lavorare delle persone permettendo di lavorare da casa o di combinare il lavoro in ufficio con quello da casa.

Tutte queste novità, che ormai fanno parte della nostra vita quotidiana, hanno determinato la nascita di nuove sfide:

• Collaborazione a distanza. Ogni team di lavoro deve riuscire a comunicare in modo efficace per raggiungere gli obiettivi condivisi.
• Gestione degli spazi aziendali. In questo articolo andremo ad analizzare nel dettaglio tutti i fattori che permettono una corretta e ottimale gestione di questi ambienti.

Ottimizzare la gestione degli spazi aziendali

Oltre all’ innegabile rilevanza dell’estetica all’interno degli uffici, che può influire sulla motivazione dei dipendenti incoraggiando una cultura aziendale positiva, sta assumendo sempre più importanza anche il ruolo della loro funzionalità. Cosa significa esattamente tutto ciò?

Gli spazi di lavoro non possono più essere privi dei giusti strumenti tecnologici che permettono a coloro che li utilizzano di massimizzare la propria efficienza migliorando la produttività.

Oltre ai tradizionali strumenti come i computer, le stampanti, le connessioni internet ad alta velocità e le piattaforme di collaborazione, sono state sviluppate nuove generazioni di sistemi che trasformano gli interni in vere e proprie soluzioni di arredo intelligenti.

Grazie a queste novità, le organizzazioni possono rendere smart tutti i loro ambienti di lavoro, siano essi spazi fisici o asset ai quali i dipendenti possono accedere tramite la semplice scansione di un codice QR (Quick Response Code).

Un ulteriore beneficio legato all’utilizzo di software e applicazioni specifiche per il lavoro è rendere più semplici alcune attività che, se non propriamente curate, risulterebbero in disorganizzazione e disfunzione generale.

Le innovazioni legate al lavoro ibrido 

La gestione degli spazi aziendali è diventata una sfida sempre più complessa a seguito dell’adozione in forma stabile del modello di lavoro ibrido. 

Mentre inizialmente i facility manager dovevano gestire le necessità legate al distanziamento sociale, oggi devono occuparsi dei processi di prenotazione dei vari strumenti di lavoro all’interno degli edifici. Con l’adozione del lavoro ibrido, infatti, le aziende devono riuscire a garantire ai dipendenti che lavorano in modalità mista casa-ufficio, postazioni di lavoro on-premise adeguate.

Oltre alla gestione delle scrivanie, una delle sfide più grandi riguarda le prenotazioni delle sale riunioni. Come conseguenza agli ultimi sviluppi nel modo di lavorare, le sale riunioni possono oggi essere utilizzate in modo diverso rispetto al passato. Con l’aumento della flessibilità nelle presenze, fra l’altro, queste stanze vengono utilizzate sempre di più per effettuare videoconferenze con colleghi che lavorano in altri luoghi e spesso con fusi orari diversi.

Per gestire al meglio le meeting rooms, è utile utilizzare un sistema di prenotazione che consenta di pianificare in anticipo le riunioni, gestire le prenotazioni e tenere traccia delle disponibilità. 

Il nostro team ha collaborato con IVM Office per dare vita a una soluzione che offrisse tutto questo e molto altro: la web app Place4You, anche nota come P4Y.

Place4You per le aziende

Dgroove si occupa di digital transformation per le aziende che vogliono ottenere un vantaggio competitivo attraverso l’utilizzo strategico della tecnologia. Il nostro obiettivo principale è quello di creare una relazione sempre più fluida e produttiva tra tecnologie e persone.

In un’economia sempre più digitale, Place4You offre alle aziende la possibilità di organizzare l’accesso dei dipendenti e dei visitatori a spazi e asset aziendali, permettendo a chi li gestisce di visionare e modulare i flussi delle presenze.

Punti di forza della web app Place4You:

• Elevato livello di personalizzazione e integrazione per rispondere alle esigenze di ogni realtà aziendale. Oltre a rendere prenotabili  gli spazi scelti in fasce orarie definite, P4Y può anche mostrare le attrezzature in dotazione a uno spazio. In questo modo l’utente potrà scegliere la postazione che meglio soddisfa i suoi bisogni.
• Interfaccia semplice e intuitiva che rende tutti gli spazi aziendali a portata di pochi click.
• Sicurezza a 360° garantita dall’ambiente cloud Microsoft Azure, la piattaforma cloud di Microsoft che offre servizi di cloud computing.