È ufficialmente disponibile il quinto aggiornamento del Piano Triennale per l’informatica di AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Questo strumento, essenziale per promuovere la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione del nostro Paese, fa riferimento al triennio 2022-2024 e pone al centro dell’attenzione il PNRR.

Come sottolinea AGID, gli obiettivi principali del Piano Triennale per l’informatica sono tre:

1. Favorire lo sviluppo di una società digitale
2. Promuovere lo sviluppo sostenibile, etico ed inclusivo
3. Contribuire alla diffusione delle nuove tecnologie digitali nel tessuto produttivo italiano

Per rendere sempre più efficienti e facilmente accessibili i servizi della Pubblica Amministrazione, il Governo italiano ha previsto un piano di investimenti e riforme (PNRR). Gli investimenti in questione riguardano importanti aree: 

• Infrastrutture digitali (900 milioni di euro)
• Abilitazione e facilitazione migrazione al cloud (1 miliardo di euro)
• Dati e interoperabilità (650 milioni di euro)
• Servizi digitali e cittadinanza digitale (2,01 miliardi di euro)
• Cybersecurity (620 milioni di euro)
• Digitalizzazione delle grandi amministrazioni centrali (610 milioni di euro)

Il processo di Trasformazione Digitale

La trasformazione digitale è un processo di profondo cambiamento culturale e tecnologico che coinvolge le organizzazioni nella loro interezza. 

Nell’ambito della Pubblica Amministrazione, si cerca di cambiare per migliorare l’efficienza e la velocità con cui i cittadini possono accedere ai servizi pubblici. L’aumento della trasparenza attraverso la facilitazione della condivisione di informazioni rappresenta una delle principali necessità che rende essenziale questo tipo di cambiamento. Inoltre, l’intento comune è quello di  ridurre l’uso di carta promuovendo una maggiore sensibilità ambientale. 

A livello europeo, la trasformazione digitale nella Pubblica Amministrazione ha avuto origine nel lontano 2010 a seguito della stesura dell’Agenda Digitale da parte della Commissione Europea. In Italia, i suoi albori risalgono solo al 2017, anno in cui è stato elaborato il primo piano in linea con le disposizioni europee.

Come abbiamo visto, l’abbandono del cartaceo rappresenta un passaggio fondamentale per ridurre i costi di gestione, aumentare la produttività dei dipendenti e favorire la sostenibilità ambientale.

Le attività maggiormente promosse per facilitare il raggiungimento di questo obiettivo sono la gestione documentale e la conservazione dei documenti digitali. Entrambe permettono di trattare in modo efficiente e sicuro i documenti, garantendo il rispetto della legge e la completa sicurezza delle informazioni.

Cosa si intende per gestione documentale?

Nel settore della Pubblica Amministrazione vengono prodotti, utilizzati e analizzati ogni giorno un numero elevato di documenti. L’insieme di attività finalizzate alla gestione dei flussi documentali, che includono la loro creazione, la classificazione, l’archiviazione, la ricerca e la condivisione, è definito come gestione documentale.

Che cos’è la conservazione digitale dei documenti?

Dopo aver archiviato i documenti aziendali digitali, entra in gioco la sfida della loro corretta conservazione. Le Pubbliche Amministrazioni devono essere in grado di garantire in ogni momento l’accessibilità a documenti mantenuti integri anche con il passare del tempo. Per garantire un intero ciclo di vita dei dati a lungo termine, è necessario seguire procedure specifiche. Queste procedure devono utilizzare software, hardware e protocolli standard.

Nel rispetto delle normative in materia di conservazione digitale, ogni PA è tenuta ad avere un responsabile della conservazione. Che ruolo ha questa figura fondamentale? E quali sono i suoi compiti? 

Per rispondere a queste domande ci viene incontro l’articolo 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Il responsabile della conservazione è la persona fisica all’interno della PA che:

• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti da conservare.
• Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce sempre la conformità alla normativa vigente.
• Genera il rapporto di versamento.
• Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata.
• Monitora la corretta funzionalità del sistema di conservazione.
• Assicura la verifica periodica dell’integrità degli archivi.
• Adotta misure per rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni.
• Crea una copia dei documenti informatici.
• Adotta le misure necessarie per la sicurezza del sistema di conservazione.
• Assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto il suo intervento.
• Assicura agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e vigilanza.
• Provvede al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato.
• Predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico.

L’importanza di un Archivio Digitale ben organizzato

La gestione e la conservazione dei documenti informatici risultano inutili quando l’organizzazione non è in possesso di un archivio capace di contenere i dati. Specialmente quando si tratta di informazioni sensibili. Già prima dell’avvento del digitale, un archivio ben organizzato rappresentava una chiave fondamentale per il funzionamento ottimale delle organizzazioni e di tutti i loro processi aziendali.

I vantaggi che garantisce un archivio documentale degno di tale nome sono:

• Facilità di accesso alle informazioni archiviate. I funzionari dell’organizzazione e i cittadini devono poter avere accesso a tutti i documenti in breve tempo, soprattutto quando si tratta di una situazione di urgenza.
• Incremento della produttività generale dei dipendenti. Un archivio digitale ben organizzato permette di trovare le informazioni necessarie in pochi e semplici click. Non può richiedere una ricerca meccanica tra grandi quantità di documenti cartacei e/o elettronici. 
• Riduzione dei costi associati alla gestione dei documenti cartacei (stampa, archiviazione, conservazione nel tempo, …)
• Maggiore sicurezza e completa conformità alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati. I flussi documentali devono essere protetti da accessi non autorizzati e facilmente tracciabili in caso di accessi impropri o perdita di dati. 

Digitalizza i procedimenti amministrativi con la giusta Soluzione di Gestione Documentale

Il mercato offre numerose soluzioni differenti, come si fa a scegliere quella migliore per la propria organizzazione? Ecco i tre elementi principali da prendere in considerazione quando si è alla ricerca del giusto sistema di gestione documentale:

• Rispetta tutti gli aspetti delle normative sulla trasparenza e l’anticorruzione;
• Contiene tutti gli strumenti necessari per gestire i flussi operativi digitali;
• Si adatta al vostro tipo di organizzazione del lavoro.

DocSuite PA è il nostro software di gestione documentale, protocollo informatico e gestione dei procedimenti amministrativi in riuso secondo le linee guida italiane. 

DocSuite PA è l’unica, nel nostro Paese, ad aver ottenuto tutti e tre i Quality Tag di ANORC:

• Quality Tag ANORC – Privacy
• Quality Tag ANORC – Gestione Documentale
• Quality Tag ANORC – Conservazione

ANORC è l’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali. I suoi Quality Tag vengono assegnati solo alle realtà che garantiscono il completo rispetto delle linee guida e le normative vigenti nel nostro Paese.