La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione è una sfida cruciale che non può assolutamente essere trascurata. I nostri consulenti vantano una profonda esperienza nel settore e sono a vostra completa disposizione per accompagnarvi in una dimostrazione dettagliata dei vantaggi e delle funzionalità di Docsuite Next.
Docsuite Next per la digitalizzazione della PA
L’efficienza, la trasparenza e la soddisfazione di cittadini e imprese sono al centro dell’interesse nel settore della Pubblica Amministrazione. Il processo di transizione digitale sta contribuendo a ridisegnare il modo in cui vengono gestiti e conservati i documenti al fine di migliorare la qualità complessiva dei servizi erogati.
Prima di approfondire ulteriormente questo argomento, desideriamo fare chiarezza su un concetto fondamentale. La risposta a questa domanda permetterà una migliore comprensione del contenuto di questo articolo: Cosa si intende per digitalizzazione della Pubblica Amministrazione? Si fa riferimento al processo di trasformazione mediante il quale le attività, i documenti e i procedimenti amministrativi vengono convertiti e resi accessibili in formato digitale. Questo implica l’adozione di tecnologie informatiche e sistemi digitali per la gestione, la conservazione e la condivisione delle informazioni e dei dati all’interno dell’ambito amministrativo.
Il processo di trasformazione tecnologica rappresenta un passo importante verso un’amministrazione più moderna, agile e orientata al cittadino. La nostra azienda ha radici profonde in questo ambito e vanta una grande esperienza nello sviluppo di software per la gestione documentale. Grazie al nostro bagaglio di conoscenze abbiamo realizzato Docsuite Next, che rappresenta la versione avanzata di DocSuite PA. Quest’ultima soluzione è presente sul mercato fin dagli anni ’90 e fino a oggi è stata adottata con successo attraverso l’AUSL di Reggio Emilia.
Docsuite Next è la dimostrazione del nostro impegno verso le realtà Pubbliche e gli enti a Partecipazione Pubblica, poiché offre loro gli strumenti necessari per organizzare, catalogare e condividere in modo sicuro i documenti aziendali.
Adeguamenti funzionali e normativi nella PA
Il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione supporta l’attuazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) che, a sua volta, rappresenta lo strumento guida dell’applicazione dei fondi Next Generation Europe (NGEU).
L’agenzia per l’Italia Digitale (AGID), ossia l’organo che ha redatto il Piano Triennale, ha sviluppato questa strategia per raggiungere tre obiettivi principali:
- Agevolare l’evoluzione delle infrastrutture digitali;
- Sostenere la crescita sostenibile, etica e inclusiva del nostro Paese;
- Contribuire alla diffusione delle nuove tecnologie digitali nell’ambito produttivo italiano.
L’inefficienza dei processi amministrativi tradizionali è un fardello che pesa sulle spalle dei cittadini e delle istituzioni stesse. I lunghi tempi di attesa, i documenti cartacei che si accumulano e la burocrazia intricata ostacolano il flusso di informazioni e rallentano il progresso. Docsuite Next permette di superare questo tipo di sfide attraverso flussi rapidi e un’interfaccia grafica davvero semplice da usare.
Le caratteristiche di Docsuite Next per la PA
DocSuite Next, rispetto alla precedente DocSuite PA, offre un’esperienza utente completamente nuova e ottimizzata dotata di grafiche innovative. Sono numerose le caratteristiche che la rendono una soluzione ideale:
- Utilizzo in mobilità e semplicità di utilizzo
Può essere utilizzata su PC, tablet e smartphone. Durante la fase di sviluppo ci siamo impegnati per renderla una soluzione intelligente, utilizzabile in qualsiasi situazione di lavoro. La grafica di ultima generazione che abbiamo realizzato, inoltre, ci permette di garantire un’esperienza utente senza limiti!
- Workflow personalizzati
Durante l’utilizzo, è possibile disegnare workflow personalizzati per ottimizzare i processi interni e migliorare l’efficienza complessiva delle operazioni.
- Maggiori performance
Abbiamo ottimizzato la velocità di inserimento, salvataggio e caricamento dei file, oltre che la ricerca e la gestione dei flussi documentali.
- Flessibilità applicativa
La soluzione è modulare, ciò significa che è possibile attivare solo i moduli più adatti alle proprie necessità.
I moduli disponibili sono:
- Posta Elettronica Certificata
Questo modulo è dedicato alla gestione di una (o più) caselle di posta e la verifica dello stato di invio e di consegna delle e-mail. Tutto viene gestito su un’unica interfaccia.
- Protocollo
Questo modulo permette di redigere documenti informatici a norma secondo le linee guida AGID e compatibile con l’allegato2, allegato3, allegato4 e allegato5 delle regole tecniche del 2021.
- Repertori
Questo modulo permette di redigere documenti informatici grazie a flussi e metadati personalizzati.
- Fascicoli
Questo modulo consente di consultare l’intero contenuto documentale secondo le logiche di un file system.
- Workflow
Questo modulo fornisce la libertà di creare flussi di lavoro personalizzati e la gestione di integrazioni con applicativi esterni grazie ad un’IntelliSense potente e un designer drag&drop.
- Atti
Questo modulo è dedicato alla gestione personalizzata dei repertori di delibere e determine nelle fasi di: proposta, adozione, pubblicazione ed esecutività.
L’ideazione e lo sviluppo della nostra innovativa soluzione di gestione documentale derivano da un’accurata analisi delle esigenze degli enti pubblici con cui già collaboriamo:
- Trasparenza e accessibilità
L’innovazione tecnologica della Pubblica Amministrazione consente una maggiore trasparenza nei processi e nell’erogazione dei servizi. Gli utenti possono accedere facilmente ai documenti, ottenendo informazioni in tempo reale e riducendo al minimo le ambiguità.
- Efficienza ed economia di tempo
La semplificazione della gestione e dell’archiviazione dei documenti grazie agli strumenti di digitalizzazione contribuisce a liberare risorse preziose che possono essere impiegate per affrontare questioni più importanti.
- Riduzione della burocrazia
La burocrazia da sempre rappresenta uno dei principali ostacoli nell’interazione con la Pubblica Amministrazione. Le famigerate “scartoffie” costituiscono un vero e proprio incubo sia per gli enti pubblici che per coloro che vi si interfacciano. Tuttavia, grazie all’avvento della digitalizzazione, si è potuto semplificare l’intero processo, eliminando le obsolete e ridondanti procedure manuali. Questo cambiamento non accelera la risoluzione delle pratiche, ma certamente riduce la frustrazione di tutte le parti coinvolte.
- Sicurezza dei dati
I dati digitali, oltre a essere più facilmente accessibili rispetto alla versione cartacea, possono essere protetti da accessi non autorizzati mediante l’utilizzo di sistemi di crittografia e autenticazione. Queste tecnologie avanzate garantiscono una protezione adeguata delle informazioni sensibili dei cittadini e delle organizzazioni.
- La sfida dell’adozione
I vantaggi dell’innovazione digitale sono innegabili e ormai ampiamente evidenti. Ciò però non implica affatto che l’adozione di una nuova soluzione possa essere trascurata, anzi! La formazione iniziale del personale rappresenta l’elemento chiave che assicura la fruibilità dei servizi anche da parte di coloro con competenze digitali di base.
