Di recente pubblicazione, la lista di riscontro di AgID che costituisce un importante guida.

Una vera e propria check list da seguire. Vi sono ancora dei punti che lasciano spazi interpretativi, come rilevato anche da ANORC, ma si tratta di una prima versione del documento.

Sicuramente il modello di outsourcing della conservazione digitale rappresenta un importante passo per la esternalizzazione di attività importanti della PA. Un passo verso l’utilizzo di tecnologie cloud

Deve essere ricordato, però, che il versamento ad un conservatore accreditato non solleva l’amministrazione pubblica dall’individuare le figure interne quali:
1.responsabile della gestione documentale
2.responsabile della conservazione digitale

A quest’ultimo sono attribuite le responsabilità di vigilanza sull’operato del conservatore e della definizione della struttura archivistica dei documenti sottoposti a conservazione anticipata che dei fascicoli.

Infatti la “reperibilità” delle informazioni, citata nel CAD all’art.44, non può tradursi e ridursi in una semplice meta datazione dei singoli documenti, ma deve contenere gli elementi necessari a ricostruire il contesto funzionale e il procedimento amministrativo che ne ha portato alla creazione e utilizzo: informazioni che possono essere presenti in conservazione solo se si ha iniziato a conservare i fascicoli chiusi. Del resto questo passaggio della fascicolazione è anche il modo per passare i documenti dall’archivio corrente a quello di deposito.

> Il tema è stato al centro del convegno “Modelli di conservazione digitale” in programma a FORUM PA 2017

Purtroppo le norme del DPCM 3 dicembre 2013 sono rimaste vaghe sull’aspetto della conservazione di unità archivistiche e di unità documentarie complesse, andando forse a ridursi alla descrizione della conservazione digitale di singoli documenti informatici, ovvero file e metadati.

La scelta di descrivere il pacchetto di archiviazione con la definizione dello standard UNI SInCRO, anzi con una parziale reinterpretazione di schema, senza prendere in considerazione gli altri standard internazionali relativi alla descrizione di unità documentarie e unità archivistiche più ricche, pone diversi problemi interpretativi e quindi realizzativi delle diverse piattaforme di conservazione.

Per meglio comprendere la problematica basta confrontare le due figure seguenti, dove sono riportati lo schema del file UNI SInCRO e la descrizione del concetto di unità archivistica e unità documentaria presa dal Manuale della Conservazione dell’Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBACN) e che riprende lo standard ISAD (standard internazionale di descrizione archivistica).

Dovendo descrivere una unità archivistica all’interno dello schema UNI SInCRO si è necessariamente costretti ad utilizzare il concetto di FileGruppo per descrivere le singole componenti documentali e i loro metadati nella ExtraInfo e per ciascuno di queste componenti descrivere i documenti informatici che le compongono con i relativi metadati.

Se poi si vuole descrivere il fascicolo di procedimento amministrativo, ovvero una unità archivistica composta da più unità documentarie, ci si deve muovere in uno spazio di ingegneria applicativa, interpretando la norma e ad esempio creando un file UNI SInCRO che al suo interno referenzia un ulteriore file UNI SInCRO.

Un secondo aspetto di incertezza e spazio di libera realizzazione delle soluzioni è costituito dalla descrizione a livello di ExtraInfo della meta datazione, sia per singoli documenti e unità documentarie che per le unità archivistiche. In assenza di una semantica condivisa della meta datazione le possibilità di interoperabilità diventano pressoché nulle. Solo per i documenti fiscali le normative descrivono la meta datazione minima necessaria a descrivere il documento; ma il vocabolario e le casistiche archivistiche sono molto più numerose.

Il problema della interoperabilità tra soluzioni di conservazione digitale si rivela fondamentale quando si pensa alla condizione in cui un ente decidesse di passare da un conservatore accreditato ad un altro.
Cosa garantisce l’interoperabilità?
E tra molti anni come potremmo “reperire” le informazioni di documenti appartenenti a fascicoli di diverse amministrazioni che hanno collaborato alla realizzazione di procedimenti archivisticamente interessanti se questi sono rappresentati con lessici e modalità diverse?

Queste tematiche sono trattate in uno dei cantieri del progetto RECAP dell’Università della Sapienza e dibattuti all’interno delle aziende associate ad ANORC, tra cui diversi conservatori accreditati.

Le soluzioni si possono ottenere con una serie di azioni. La prima potrebbe essere quella di raccogliere gli schemi (XSD) utilizzati nelle ExtraInfo in un catalogo nazionale mantenuto da AgID, su cui operare anche una azione di definizione e mantenimento di un lessico condiviso, andando così a creare una ontologia aperta e adottata da tutti i conservatori.
La seconda è un passo in avanti delle norme tecniche sulla conservazione digitale, che facendo magari riferimento ad altri standard internazionali, descriva i pacchetti di archiviazione di unità archivistiche quali i fascicoli.

Non ultimo il prerequisito fondante: bisogna fascicolare digitalmente.