Con Determinazione n. 371 del 17 maggio 2021, il Direttore Generale di AgID ha rinviato l’obbligo di adozione delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, prevedendo, inoltre, modifiche e integrazioni alle stesse Linee Guida e agli allegati 5 (“I metadati”) e 6 (“Comunicazioni tra AOO di documenti amministrativi protocollati”).

Sul sito istituzionale di AgID è stato pubblicato un documento che permette anche una analisi sintetica delle modifiche qui introdotte. 

Secondo gli aggiornamenti l’iniziale piena operatività prevista per il 7 giugno 2021 è stata rimandata come data di entrata in vigore dell’obbligo di adeguamento al 1 gennaio 2022. 

Le Linee Guida di AGID sono, quindi, da ritenersi già in vigore nella versione modificata e la data del 1 gennaio 2022 è quella di obbligo di adeguamento da parte delle pubbliche amministrazioni e imprese nella formazione, gestione e conservazione. 

Questo ampio periodo messo a disposizione e le modifiche organizzative, dei flussi di formazione e gestione e della conservazione vuole favorire l’interoperabilità e cooperazione digitale dei servizi. 

L’obiettivo delle Linee Guida di AgID è quelli di intervenire aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati e rappresentano un corpus unico di regole sul documento informatico.

Le modifiche alle Linee Guida

La prima modifica riguarda una più chiara definizione (paragrafo 4.7) dei ruoli coinvolti nella preparazione e gestione del pacchetto di versamento evidenziando il nuovo ruolo di utente che gestisce il pacchetto di versamento ed evitando il riferimento al titolare dell’oggetto della conservazione.

E’ inoltre chiarito che il pacchetto di distribuzione creato allo scopo della esibizione e distribuzione dei contenuti conservati può fare riferimento al contenuto anche di pacchetti di archiviazione diversi.

L’eventuale coincidenza tra contenuto di un pacchetto di archiviazione e di distribuzione può essere utile ai fini della interoperabilità e riversamento di archivi già conservati. 

Nel paragrafo 4.11 relativo alla selezione e scarto dei documenti informatici, è stato rimosso l’obbligo di produzione dei metadati descrittivi le informazioni sullo scarto (n.d.r. di cui comunque mancava uno schema di riferimento) lasciando ovviamente quello, più libero, di raccolta ed evidenza delle informazioni essenziali a descrivere le attività di scarto e il suo inter autorizzativo. 

Le modifiche all’Allegato 5 (“I metadati”)

In generale le modifiche sono relative ad una più chiara e analitica definizione dei metadati previsti e del loro contenuto. 

Di rilevante l’inserimento di ruoli inerenti la formazione e gestione dei documenti informatici quali: Produttore, Responsabile della Gestione Documentale, Responsabile del Servizio di Protocollo, Soggetto che effettua la registrazione, Assegnatario.

Di rilevante impatto previsionale nella loro raccolta sono gli obblighi inseriti per i campi di “tipo soggetto” che prevedono dei sottocampi quali il codice fiscale per la persona fisica e la partita iva per le persone giuridiche.

– l’inserimento del nuovo metadato “nome del documento\file”, tra i metadati del documento informatico e del documento amministrativo informatico.

Sono stati introdotti ulteriori requisiti di obbligatorietà per diversi campi, fra i quali quello del “tempo di conservazione” delle aggregazioni documentali informatiche permettendo una più precisa indicazione durante il versamento delle tempistiche di scarto.

Le modifiche Allegato 6 (“Comunicazioni tra AOO di documenti amministrativi protocollati”)

Sono numerose sono le modifiche e aggiunte apportate probabilmente scaturite da una più chiara definizione del sistema di cooperazione che si andrà a realizzare. 

Sono state rese indipendenti le indicazioni relative all’uso dei codici IPA e codice AOO rispetto ai rispettivi indirizzi di posta elettronica certificata.

Sebbene sia rimarcata e confermata la sostituzione dell’uso della posta elettronica certificata in favore della comunicazione applicativa, è prevista una appendice C che unifica le modalità di invio dell’xml della segnatura come body part del messaggio di posta elettronica certificata. 

Lo schema di comunicazione della segnatura ha nell’appendice A diverse modifiche ed estensioni appunto nella logica di una unificazione e pervasività di utilizzo.